通告、意见、请示、报告、函、纪要、决定……这些都是一所学校常用的公文种类，作为行政职员，岂能傻傻分不清？8月23日中午，在经管楼415，办公室主任助理陈露文专门就文件处理规范向我校新行政职员们做了一场详实、细致的培训。
从格式到编排规则；从版头、主体到版记；从注意事项到特别情况，陈露文结合案例、针对不同公文种类进行了详细的讲解。她提醒，所有以学校名义发出的公文都必须经过办公室审核；另外，行政部门出具各类证明文件统一使用办公室印制的公函用纸。
在文件处理若干规定方面，陈露文把“学校称谓”单列出来着重介绍，“除了特定称谓等固定用法之外，凡涉及学校层面的行文表述，应使用‘学校’字样，如‘学校’、‘我校’、‘本校’等，不再使用‘学院’字样。与此同时，涉及二级学院层面的行文表述，一律使用‘学院’字样，但应避免产生歧义。”
在校内流通的、用于请示各类事项的批复应如何规范处理？这也是本次培训的主要内容。据介绍，从流程上看，只有四步：相关院系或部门完成批复件初稿、上报办公室、提交相关部门会稿、校领导审批，堪称简洁高效。但，其间有诸多细节值得关注，譬如，“呈报单位意见”一栏，须简要概述所申请批复的事项，包括时间、地点、申请的金额数、涉及的人员信息等等。而且，单位主管必须在本栏目手写签署名字和日期。
在互动交流环节，陈露文展示了多份批复表，请新行政职员们通过挑错来进一步巩固培训所学。
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