距离第七届“飞思卡尔”杯智能车华南赛区竞赛仅剩不到一周的时间，我院各项筹备工作已经进入关键阶段，各筹备小组正在加班加点进行最后的准备工作。
据竞赛组委会最新统计结果，本届“飞思卡尔”杯智能车华南赛区竞赛将有81所学校、350余支队伍、超过1300名师生前来参赛，是历年分赛区报名队伍最多的一次。跟前两届不同的是，我院决定为本届参赛师生安排食宿。为此，学院腾出丰庭10-12三栋学生园区1000多个床位供参赛选手入住，还专门腾出30间教师公寓120余个床位供带队教师入住。“尽管如此，报名前来参赛的带队教师还是比较多，安排住宿压力比较大，这也是我们没预料到的”。负责这次带队教师住宿安排的党群工作部部长易强说。为了妥善安排好参赛师生们的住宿，负责住宿安排的工作人员还要每个学校逐一打电话进行确认。
为了获得更多大赛组织经验和办好本次大赛，6月初，由本次赛区组委会常务副主任、学院副院长雷锐生带领竞赛组委会的相关人员先后前往承办了第五、第六届“飞思卡尔”杯智能车大赛的湖南大学和中南大学调研取经。“此次调研之行，我们带着问题和碰到的困难去，学到了不少大赛组织经验，为比赛的组织和筹备工作提供了借鉴，明确了方向。”雷副院长说。
经过前期的调研交流后，竞赛组委会先后召开了六次筹备（协调）会议，对后勤保障、技术组织、会务流程、志愿服务等方面的工作进行了深入细致的探讨，并有针对性制定了实施方案。
在后勤保障上，首先就是对比赛场馆进行改造。根据大赛要求，此次比赛场地所在的风雨球馆需要进行遮光处理，资产与后勤管理部动用大量人力和物力将场馆四周进光面加上遮光布，解决遮光问题；为了给参赛选手提供一个舒适的比赛环境，学院在赛场馆内安装了9台大功率柜式空调和10台工业电扇；场外还配有饮水机并提供瓶装水，解决参赛师生比赛期间的饮水问题。其次是提供住宿和饮食保障。参赛学生将不会为比赛期间的住宿发愁。在报到后，学院为住在校内的师生准备了全新的枕头、草席和被子三件套；学生可直接入住事先安排好的学生园区；带队教师除了可以预定教师公寓外，还可以预定校区宾馆；校区的中区食堂二楼专门向参赛师生开放，定制了美味可口的多样套餐。同时，还为参赛师生提供便利的交通。由于教师公寓距离比赛场地较远，学院将定时安排车辆进行接送，确保参赛队伍正常参赛。
在志愿服务上，学院已经招募了350名志愿者，他们将被分派到会务、后勤、技术、宣传各大赛筹备小组。7月9日，竞赛组委会举行了志愿者动员大会，向志愿者介绍大赛整体概况，努力做到“精心组织、周密协调、公正规范、温馨服务”。此后，各筹备小组将继续对各自负责的内容如裁判工作、计分工作、会务服务等进行进一步培训，确保比赛顺利进行。
此外，技术筹备组已经完成60个测试跑道的制作，正在进行预赛和决赛跑道制作；宣传筹备小组已经做好预赛每个场地一个机位、决赛三个机位的全程录像准备，为比赛的仲裁工作提供保障。雷锐生副院长强调，要切实做好赛事的后勤保障和服务工作，要让参赛队员和带队教师在比赛期间过得愉快，更要让他们顺利而来、满意而归。
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