5月31日中午1点，“校园开放日”后勤与交通保障筹备会议在主楼群3号楼七楼会议室召开。
会议主要就“校园开放日”活动的后勤与交通保障工作进行安排和讨论。此次会议由学院办公室主任徐维纲主持，学院办公室、资产与后勤管理部、人力资源部、财务部、IT服务中心、学工部等部门人员作为各接待点负责人参加了此次会议。
会上，徐主任就后勤与交通保障策划案展开了详细的解说，重点说明了接待点设置与人员安排，车辆分配、乘车点和候车点的设置及午餐的发放问题，并借鉴往年经验，针对去年的突发状况提出了详细的方案和妥善的布置，以保障开放日各项工作的顺利进行。优质的后勤服务、周全的交通保障是开放日工作顺利进行的第一关。徐主任对工作人员和志愿者提出了11个明确要求，要求大家服从学院统一调配，相互支持、配合，发现问题第一时间及时上报等。会上，大家就各自接待点可能遇到的问题提出疑问。徐主任针对大家的疑问一一进行解答。与会人员明确了各自的任务和职责。
为了保证提供一个更美丽、更开放、更有序的“校园开放日”，各系、各部门都抓紧时间，具体落实每个环节。“校园开放日”的各项准备工作已经进入倒计时阶段，会议结束后，各与会者再次投入到紧张的准备工作中去。
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